Les tâches administratives, le suivi des apprenants et la gestion des audits sont des activités chronophages, stressantes et à faible valeur ajoutée pour les organismes de formation. Pourtant, à l’image d’Airtable, des outils logiciels existent pour simplifier la gestion administrative… à condition de se former. La Biche-Renard propose une formation de 4 jours dédiée au No-Code et à l’intelligence artificielle pour donner des outils clés en main aux organismes de formation.
La gestion de l’administratif et du suivi des apprenants
Comme l’explique Sandrine Lios, la créatrice de la formation No-Code et IA proposée par La Biche-Renard (le spécialiste de l’impression 3D et de l’innovation), « le marché des organismes de formation est ultra-concurrentiel et très cadré, avec des normes indispensables, notamment pour obtenir la certification Qualiopi ».
Un contexte qui oblige les organismes, quelle que soit leur taille, de gérer « beaucoup d’administratif, ce qui requiert de lourdes masses en ressources humaines », afin de faire le suivi des apprenants, depuis leur inscription jusqu’aux formulaires de satisfaction en fin de formation pour garantir la traçabilité pour la certification Qualiopi et « passer sereinement les audits ».
Face à cette situation, les organismes de formation ont trois options. Bricoler un système ad-hoc conçu à parti d’outils sur étagère mais n’offrant pas d’automatisation ni de suivi (ce que font encore la plupart des petites structures). Bâtir une solution sur-mesure avec 100% de développement, ce qui coûte cher et est réservé aux plus gros organismes. Ou choisir une démarche intermédiaire avec le No-Code, qui permet « de développer de super outils pour gagner du temps et de la charge mentale et être plus concurrentiel tout en restant conforme aux normes. »
Airtable : un outil adapté pour la saisie, l’automatisation et la gestion des données
La formation No-Code et IA pour les organismes de formation s’appuie principalement sur Airtable, une solution à la fois puissante et ergonomique, qui ressemble à un tableur Excel, mais permet également de bâtir une interface et d’automatiser les tâches tout en garantissant la conformité aux normes.
« Airtable n’est pas qu’un tableur », précise Sandrine Lios, pour qui il s’agit avant d’une « base de données dynamique, qui génère un lien entre les différents objets et où la donnée n’est saisie qu’une fois ». Une plateforme intégrée avec interface de travail pour « des données plus sécurisées et plus lisibles » ainsi que la possibilité de créer en interne les automatisations.
Si Airtable est un outil puissant et techniquement abordable « pour gagner du temps et faire d’autres choses », il est néanmoins incontournable de suivre une formation pour le maîtriser pleinement. « Il est indispensable de comprendre l’architecture pour bâtir de bonnes bases et pouvoir avoir une utilisation déployable au service de l’organisation », prévient la créatrice de la formation, pour qui il s’agit « d’un outil complet autour du système-métier, qui bénéficie en outre d’une communauté importante ».
Formation No-Code et IA : se simplifier la vie au quotidien
La formation No-Code et IA pour les organismes de formation se déroule sur 4 jours (2 jours par semaine pendant 2 semaines) en distanciel synchrone. « C’est une formation pratico-pratique qui offre un outil clé en main pour gérer les apprenants dès leur arrivée et les accompagner tout au long de leur formation jusqu’au formulaire de satisfaction. Le but, c’est que les apprenants repartent avec leur outil personnalisé », explique Sandrine Lios.
Il s’agit d’une formation finançable (OPCO) destinée aux organismes de toutes tailles, depuis les indépendants jusqu’aux organismes structurés qui veulent rationaliser leur gestion administrative et le suivi de leurs apprenants au-delà des solutions partielles existantes.
La formation comprend également une dimension IA pour « comprendre son utilité, ce qu’on peut en tirer, mais aussi connaître ses limites ». L’IA représente une journée de formation, où les apprenants travaillent « l’art du prompt pour poser les bonnes questions et gagner du temps ». L’IA est également intégrée dans l’outil final à travers les formulaires de satisfaction « qui permettent de sortir des brouillons de mails personnalisés pour les clients ».
