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La mise à jour des parcours de formation : un sujet sous-estimé
Très souvent, dans les organismes de formation, l’énergie est concentrée sur la création : créer un nouveau programme, lancer une nouvelle offre, enrichir le catalogue, répondre à une demande client ou à un appel d’offres.
Toutefois, dans un contexte où les métiers évoluent vite et où la réglementation change régulièrement, une formation figée devient obsolète beaucoup plus rapidement qu’on ne l’imagine.
Le problème de cette obsolescence est qu’elle n’est pas toujours visible immédiatement pour l’organisme de formation mais elle l’est très vite pour les apprenants, pour les entreprises clientes, pour les financeurs et parfois aussi pour les auditeurs.
Maintenir son catalogue à jour n’est donc plus une option : c’est un réel enjeu stratégique pour les organismes de formation.
Pourquoi la mise à jour des formations est devenue indispensable
L’accélération des évolutions métiers
La vitesse d’obsolescence des formations varie selon les secteurs, mais dans pratiquement tous les domaines, cette vitesse s’est accélérée.
Dans les secteurs fortement digitalisés, par exemple, les outils et méthodes évoluent rapidement, ce qui rend certains supports pédagogiques obsolètes en peu de temps. Dans d’autres domaines, ce sont les pratiques professionnelles, les attentes des employeurs ou les référentiels de compétences qui se transforment progressivement.
Même les formations dites « stables » sont concernées : les contextes d’exercice changent, les modalités de travail évoluent, et les apprenants attendent des contenus directement applicables à leur réalité terrain.
Ainsi, quelle que soit la spécialité concernée, une formation figée devient rapidement déconnectée du terrain et perd donc en pertinence.
L’impact direct sur la satisfaction et les ventes
Un contenu dépassé, que ce soit une référence obsolète, un outil qui n’est plus utilisé ou encore un chiffre non actualisé, suffit à fragiliser la confiance des apprenants. Cette perte de confiance a des conséquences directes :
- une baisse de satisfaction,
- moins de recommandations,
- un ralentissement des ventes,
- une dégradation de la réputation.
Ne pas mettre à jour ses formations peut donc avoir un impact direct sur les performances de l’organisme, tant au niveau commercial qu’au niveau de sa réputation.
Un enjeu de conformité
Les exigences qualité, notamment celles liées à Qualiopi, insistent fortement sur la veille, l’adaptation des contenus et la prise en compte des évolutions des compétences. Être capable de démontrer un dispositif structuré de mise à jour est devenu un élément clé lors des audits.
Mise à jour : de quoi parle-t-on exactement ?
Toutes les mises à jour n’ont ni le même impact, ni le même coût. Il est essentiel de distinguer les trois niveaux de mise à jour.
L’actualisation simple
C’est le premier niveau, qui correspond à la forme la plus légère de mise à jour.
Elle consiste à :
- actualiser une donnée chiffrée,
- intégrer un nouveau texte réglementaire,
- corriger une erreur,
- remplacer une référence devenue obsolète.
Ce type de mise à jour est indispensable, mais largement insuffisante si elle est la seule pratiquée. L’actualisation permet de maintenir un socle à jour, mais elle ne remet pas en question la structure pédagogique ni la pertinence globale du parcours.
La refonte partielle
Ce deuxième niveau de mise à jour implique une réflexion pédagogique plus large; on ne se contente plus de corriger des éléments ponctuels. On s’interroge sur :
- la logique du parcours,
- la progression pédagogique,
- la place des activités,
- l’adéquation entre les objectifs et les attentes actuelles des apprenants.
Cela peut impliquer l’ajout ou la suppression de modules et le changement de certaines modalités pédagogiques. Par exemple, intégrer plus de mises en situation, réduire la part descendante, ajouter des temps de réflexion ou de transfert terrain.
La refonte globale
On se rapproche ici de la création d’une nouvelle formation. Une refonte globale peut être nécessaire :
- lorsque le positionnement de la formation n’est plus aligné avec les besoins du marché
- lorsque les objectifs initiaux ne correspondent plus aux compétences attendues aujourd’hui
- lorsque les modalités pédagogiques ne répondent plus aux standards actuels (plus d’interaction, formats mixtes, parcours personnalisés)
Identifier le bon niveau d’intervention est alors crucial pour allouer efficacement les ressources.
Le problème des OF : choisir le niveau de mise à jour
Souvent, le vrai problème des organismes n’est pas de ne pas faire de mises à jour mais plutôt de ne pas savoir quel niveau de mise à jour est réellement nécessaire, entre l’actualisation, la mise à jour partielle et la refonte globale.
Une stratégie intéressante peut donc consister à :
- Prévoir une phase d’actualisation à chaque date anniversaire du parcours
- Faire des mises à jour ponctuelles en cas de changements importants, comme un nouveau décret ou un nouvel outil
- S’interroger sur la pertinence d’une refonte pédagogique tous les 3 ans, ou suite aux retours des participants.
Si la capacité de mise à jour est insuffisante, il peut être plus stratégique de rationaliser le catalogue plutôt que de laisser certaines formations devenir obsolètes et nuire à l’image globale de l’organisme.
Les bonnes pratiques pour organiser l'actualisation
Structurer la veille
Dans beaucoup d’organismes, la veille existe, mais elle reste informelle. Une personne lit des articles, assiste à un webinaire, échange sur LinkedIn, mais l’information a tendance à être perdue. Pour être utile, la veille doit déboucher sur des décisions concrètes.
Concrètement, cela signifie :
- Identifier clairement les ressources (autorités réglementaires, organismes certificateurs, acteurs métier reconnus, éditeurs d’outils)
- Définir un rythme réaliste (veille mensuelle légère, revue trimestrielle structurée)
Une veille informelle ne suffit pas : elle doit être intégrée dans un processus décisionnel.
Impliquer les formateurs
Les formateurs sont souvent les premiers à constater un décalage entre le contenu et la réalité du terrain. Il est donc intéressant de mettre en place :
- Un formulaire de remontée après chaque session
- Un point dédié en réunion pédagogique
Distinguer ce qui doit être stable de ce qui peut évoluer
Toutes les parties d’une formation n’évoluent pas au même rythme. Les fondamentaux changent lentement, alors que les outils ou études de cas peuvent devenir obsolètes rapidement. Concevoir les supports avec un socle stable et des éléments facilement remplaçables permet de réduire fortement l’effort de mise à jour.
Exploiter les retours apprenants
Intégrer une question spécifique sur l’actualité des contenus dans les évaluations post-formation permet d’identifier rapidement les signaux faibles.
Lorsque plusieurs apprenants signalent un décalage, il ne s’agit plus d’un cas isolé.
Formaliser le processus
Même légère, une mise à jour gagne à être structurée :
- responsable identifié,
- date de révision,
- validation,
- diffusion de la nouvelle version.
Cette traçabilité est essentielle en cas de contrôle qualité.
Vous avez maintenant toutes les clés en main pour proposer des contenus fiables, actualisés et alignés avec les réalités du terrain. Il ne vous reste plus qu'à offrir à vos formations la visibilité qu'elles méritent !
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