Transformez votre formation présentielle en webinaire

• De nombreux employés ont actuellement plus de temps pour poursuivre leur formation, à distance et en ligne

• En période de crise, les entreprises sont plus que jamais dépendantes de collaborateurs bien formés qui proposent des solutions créatives et innovantes  

Topformation accompagne les organismes de formation désireux de conseils pour faciliter la mise en place de bonnes pratiques, afin de continuer à travailler efficacement, même lorsque chaque stagiaire se forme depuis son domicile. Retrouvez nos 9 conseils pour maîtriser les formations en visioconférence et webinaire.

1. Utilisez le bon outil ! 

Pour réaliser un webinaire, vous avez besoin d'un logiciel approprié que vous pouvez utiliser pour entrer en contact avec les participants de votre cours. Google Hangouts Meet permet par exemple de se réunir en audio et vidéo. De plus, en étant intégré à Google Calendar, il permet facilement d’envoyer une invitation à vos stagiaires avec un lien pour rejoindre le cours. D’autres options intéressantes, comme le partage d’écran pour afficher des présentations ou d'autres documents, vous seront certainement utiles. Notez que pour participer à un webinaire sur la plateforme Google Hangouts Meet, vos stagiaires n’ont besoin que d’un compte Google. D’autres options existent, comme Zoom, GoToMeeting ou encore Glowbl. Choisissez celle qui vous convient le mieux !

2. Préparez-vous avant le webinaire

Assurez-vous d'informer rapidement tous les participants si vous convertissez un cours en face à face en un webinaire. Vous pouvez envoyer les documents de séminaire nécessaires aux participants à l'avance par e-mail. De plus, selon la sélection de l'outil (voir 1.), vous devez informer les participants qu'ils créent un compte Google gratuit et qu'ils disposent d'une connexion Internet, d'un ordinateur / tablette et d'un casque. Les écouteurs avec micro, fournis avec des appareils mobiles, sont suffisants pour participer. Pensez à créer une présentation qui vous guidera à travers le webinaire, mais qui pourra aussi être affichée sur l’écran des stagiaires, comme structure du cours.

3. Envoyez un rappel la veille

Pensez à envoyer aux participants un rappel par e-mail la veille du webinaire, dans lequel vous discutez brièvement du sujet. Vous pouvez également leur suggérer de préparer leurs questions, pour gagner du temps et les motiver. Le format en ligne peut en effet décontenancer les personnes qui n’ont pas l’habitude et il est essentiel de faire en sorte qu’ils s’investissent comme s’ils étaient réellement en face à face.

4. Travaillez avec des plateformes cloud

À l’inverse d’une formation en présentiel, pour laquelle vous pouvez distribuer des documents physiques, une formation en ligne nécessite de mettre en place une plateforme pour pouvoir retrouver tous les documents utilisés. Partagez ses documents sur un « cloud » est idéal pour permettre à tous de retrouver et télécharger facilement les présentations, textes et autres, ainsi que pour pouvoir éventuellement modifier des fichiers. Parmi les plateformes les plus connues, vous pouvez notamment choisir entre Dropbox, One Drive ou Google Drive.

5. Soyez ponctuels (et même plus) !

Soyez en ligne en avance, par exemple une demi-heure plus tôt pour pouvoir vous assurer que votre matériel fonctionne. Il est également bénéfique de faire une répétition générale avec l’aide d’un collègue par exemple, en vérifiant que tout fonctionne et que vous pouvez partager votre écran ou, le cas échéant, utiliser la fonction de conversation écrite (chat).

6. Attendez un peu avant de commencer

Votre ordinateur portable est-il bien chargé ? La webcam et le casque sont-ils bien connectés ? N'hésitez pas à démarrer votre webinaire quelques minutes avant l'heure prévue. L'expérience montre qu'il faut toujours un peu de temps pour que tous les participants au webinaire soient présents, que leurs appareils soient correctement configurés et que l'image et le son soient de bonne qualité. Il est conseillé au responsable du webinaire d'avoir tous les documents, sites Web et présentations ouverts à l'avance sur son appareil afin qu'il puisse y accéder à tout moment en un seul clic. Fermez tous les programmes et sites Web dont vous n'avez pas besoin afin de ne pas dégrader votre connexion. Saluez tous les participants qui se joignent au webinaire et comblez le temps d'attente en échangeant sur la précédente séance ou en vérifiant avec eux que tout fonctionne.

7. Communiquez les règles du webinaire

Assurez-vous que chaque participant a activé sa caméra :

• Les webinaires deviennent plus humains lorsque vous pouvez voir les autres participants et pas seulement les entendre, ce qui est important pour la motivation. Cela s’applique particulièrement au responsable du webinaire, qui doit configurer sa webcam de manière à être en permanence dans l'image, avec de bonnes conditions d’éclairage et sans éléments qui pourraient distraire les participants.

Si vous ne parlez pas, coupez votre microphone :

• Afin de garantir une bonne qualité sonore et d'éviter les bruits de fond dérangeants, comme le fait de taper sur son clavier, chaque participant doit désactiver son microphone lorsqu'il ne parle pas.

La règle générale est: parlez fort et clairement !

• Tout le monde n'a pas nécessairement une bonne connexion et un environnement de travail calme. Pour ne pas perdre des stagiaires ou être obligé de répéter, pensez toujours à parler fort et clairement.

8. Posez régulièrement des questions aux stagiaires

Lorsque vos apprenants ne se trouvent pas physiquement dans la même salle, il est important de régulièrement vérifier s’ils ont des questions ou des commentaires. Avec le format webinaire, il est en effet difficile de lire les expressions des participants et il est donc particulièrement important de prendre le temps de laisser à chacun l’occasion de s’exprimer. De manière générale, il est conseillé de rendre le webinaire aussi interactif que possible pour éviter que les stagiaires ne perdent leur concentration.

9. Recueillez des commentaires directement après le cours

Nous vous conseillons de recueillir les impressions et commentaires directement à la fin de votre webinaire, afin de pouvoir optimiser vos formations en ligne. Profitez également de l'opportunité de recueillir une évaluation numérique directement après le webinaire, afin de l’utiliser sur votre site internet ou sur votre profil client chez Topformation.

Faire passer une formation du format présentiel au format webinaire est relativement aisé une fois les outils adéquats et les bonnes pratiques maîtrisés. Néanmoins, il est probable que certains apprenants ne soient pas habitués au format en ligne et il est donc nécessaire de s’assurer qu’ils restent motivés et que des problèmes faciles à éviter n’entravent pas leur concentration. À vous de jouer !