Une demande de renseignement vient d'arriver dans votre boite mail ! Le lead est qualifié et vous pouvez répondre à sa demande. La partie n'est cependant pas encore gagnée : en moyenne, les utilisateurs de Topformation contactent 2,5 organismes pour une même demande.
Il s'agit alors d'être rapide pour devancer la concurrence. La moitié des organismes et écoles ayant répondu à notre client mystère dans le cadre de notre enquête 2022 ont répondu en moins de 3h19.
Effectuer un retour rapide est essentiel pour maximiser la conversion, mais attention également à la qualité de la réponse. Suite à notre enquête client mystère, nous avons répertorié les 5 erreurs classiques qui peuvent nuire à votre communication avec vos prospects.
1. Les problèmes de CRM
Êtes-vous certain que vos accusés de réception personnalisés sont correctement paramétrés ?
Notre cliente mystère s'appelait Julie Chauvait, voici quelques exemples d'emails reçus suite à sa demande de renseignement. Les maladresses recensées ci-dessous sont faciles à modifier et permettront de soigner votre première impression.
2. La demande d'informations déjà fournies
Lorsqu'un utilisateur remplit une demande de renseignement, il fournit ses coordonnées et indique quelle formation l'intéresse. Le formulaire est parfois accompagné d'un texte libre qui décrit le projet de formation.
Notre cliente mystère a reçu plusieurs emails suite à sa demande de renseignement lui indiquant de remplir un nouveau formulaire sur le site de l'organisme ou directement dans l'email. Cette pratique induit une perte de temps pour l'utilisateur qui doit répéter les informations déjà fournies sur topformation.fr. Dans le pire des cas, il peut ressentir un manque de considération et choisir de ne pas donner suite.
3. Le ton inadapté
Si vous utilisez les emails pour communiquer avec vos prospects, assurez-vous que le ton employé est adapté à votre public et à votre image de marque. Souhaitez-vous que votre message soit chaleureux ? Ou plutôt sobre et sérieux ? Dans tous les cas, il est important de veiller à rester cohérent dans toute sa communication et à renvoyer une image professionnelle.
4. Un volume élevé d'emails non sollicités
Il est recommandé d'aider le prospect dans son processus de décision en lui envoyant des ressources utiles sur la formation demandée ou l'organisme. Mais une fréquence d'envoi d'emails trop élevée peut avoir l'effet inverse et pousser le prospect à se tourner vers un concurrent qui lui paraitra moins insistant et intrusif.
Notre cliente mystère a reçu jusqu'à 13 mails en 13 jours pour mettre en avant un organisme, ses formations et ses événements à venir.
5. La multiplication des interlocuteurs
Notre cliente mystère a parfois été contactée par différents conseillers de l'organisme de formation pensant effectuer un premier retour. En cause : des processus de traitement inadéquats ou non respectés qui n'ont pas permis d'assigner clairement le prospect à un conseiller. Si cette erreur n'est pas rédhibitoire, elle peut laisser penser à un manque de professionnalisme et de suivi client.
Pour découvrir les bonnes pratiques qui vous permettront de maximiser votre taux de conversion, parcourez les résultats complets de notre enquête Client mystère !
