Très souvent, dans les organismes de formation, l’énergie est concentrée sur la création : créer un nouveau programme, lancer une nouvelle offre, enrichir le catalogue, répondre à une demande client ou à un appel d’offres.
Toutefois, dans un contexte où les métiers évoluent vite et où la réglementation change régulièrement, une formation figée devient obsolète beaucoup plus rapidement qu’on ne l’imagine.
Le problème de cette obsolescence est qu’elle n’est pas toujours visible immédiatement pour l’organisme de formation mais elle l’est très vite pour les apprenants, pour les entreprises clientes, pour les financeurs et parfois aussi pour les auditeurs.
Maintenir son catalogue à jour n’est donc plus une option : c’est un réel enjeu stratégique pour les organismes de formation.
La vitesse d’obsolescence des formations varie selon les secteurs, mais dans pratiquement tous les domaines, cette vitesse s’est accélérée.
Dans les secteurs fortement digitalisés, par exemple, les outils et méthodes évoluent rapidement, ce qui rend certains supports pédagogiques obsolètes en peu de temps. Dans d’autres domaines, ce sont les pratiques professionnelles, les attentes des employeurs ou les référentiels de compétences qui se transforment progressivement.
Même les formations dites « stables » sont concernées : les contextes d’exercice changent, les modalités de travail évoluent, et les apprenants attendent des contenus directement applicables à leur réalité terrain.
Ainsi, quelle que soit la spécialité concernée, une formation figée devient rapidement déconnectée du terrain et perd donc en pertinence.
Un contenu dépassé, que ce soit une référence obsolète, un outil qui n’est plus utilisé ou encore un chiffre non actualisé, suffit à fragiliser la confiance des apprenants. Cette perte de confiance a des conséquences directes :
Ne pas mettre à jour ses formations peut donc avoir un impact direct sur les performances de l’organisme, tant au niveau commercial qu’au niveau de sa réputation.
Les exigences qualité, notamment celles liées à Qualiopi, insistent fortement sur la veille, l’adaptation des contenus et la prise en compte des évolutions des compétences. Être capable de démontrer un dispositif structuré de mise à jour est devenu un élément clé lors des audits.
Toutes les mises à jour n’ont ni le même impact, ni le même coût. Il est essentiel de distinguer les trois niveaux de mise à jour.
C’est le premier niveau, qui correspond à la forme la plus légère de mise à jour.
Elle consiste à :
Ce type de mise à jour est indispensable, mais largement insuffisante si elle est la seule pratiquée. L’actualisation permet de maintenir un socle à jour, mais elle ne remet pas en question la structure pédagogique ni la pertinence globale du parcours.
Ce deuxième niveau de mise à jour implique une réflexion pédagogique plus large; on ne se contente plus de corriger des éléments ponctuels. On s’interroge sur :
Cela peut impliquer l’ajout ou la suppression de modules et le changement de certaines modalités pédagogiques. Par exemple, intégrer plus de mises en situation, réduire la part descendante, ajouter des temps de réflexion ou de transfert terrain.
On se rapproche ici de la création d’une nouvelle formation. Une refonte globale peut être nécessaire :
Identifier le bon niveau d’intervention est alors crucial pour allouer efficacement les ressources.
Souvent, le vrai problème des organismes n’est pas de ne pas faire de mises à jour mais plutôt de ne pas savoir quel niveau de mise à jour est réellement nécessaire, entre l’actualisation, la mise à jour partielle et la refonte globale.
Une stratégie intéressante peut donc consister à :
Si la capacité de mise à jour est insuffisante, il peut être plus stratégique de rationaliser le catalogue plutôt que de laisser certaines formations devenir obsolètes et nuire à l’image globale de l’organisme.
Dans beaucoup d’organismes, la veille existe, mais elle reste informelle. Une personne lit des articles, assiste à un webinaire, échange sur LinkedIn, mais l’information a tendance à être perdue. Pour être utile, la veille doit déboucher sur des décisions concrètes.
Concrètement, cela signifie :
Une veille informelle ne suffit pas : elle doit être intégrée dans un processus décisionnel.
Les formateurs sont souvent les premiers à constater un décalage entre le contenu et la réalité du terrain. Il est donc intéressant de mettre en place :
Toutes les parties d’une formation n’évoluent pas au même rythme. Les fondamentaux changent lentement, alors que les outils ou études de cas peuvent devenir obsolètes rapidement. Concevoir les supports avec un socle stable et des éléments facilement remplaçables permet de réduire fortement l’effort de mise à jour.
Intégrer une question spécifique sur l’actualité des contenus dans les évaluations post-formation permet d’identifier rapidement les signaux faibles.
Lorsque plusieurs apprenants signalent un décalage, il ne s’agit plus d’un cas isolé.
Même légère, une mise à jour gagne à être structurée :
Cette traçabilité est essentielle en cas de contrôle qualité.
Vous avez maintenant toutes les clés en main pour proposer des contenus fiables, actualisés et alignés avec les réalités du terrain. Il ne vous reste plus qu'à offrir à vos formations la visibilité qu'elles méritent !
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