Qualiopi, une certification devenue obligatoire pour les organismes de formation ? Nous démêlons le vrai du faux et vous présentons les informations à connaitre sur ce label qualité.
Certifopac, certificateur Qualiopi, vous partage également quelques pistes pour vous préparer au mieux au passage de l’audit.
Qualiopi est une certification qualité délivrée aux organismes de formation et aux formateurs indépendants. Elle s’obtient suite à la validation d’un audit se basant sur 32 indicateurs regroupés dans le Référentiel National de Certification Qualité (RNCQ) publié sur le site du Ministère du Travail.
L’objectif pour l’État, propriétaire de la marque Qualiopi, est d’améliorer la qualité des formations professionnelles. Plus de 40 000 entreprises sont certifiées.
Tout Organisme Prestataire d’Actions Concourant au développement des Compétences (OPAC) peut prétendre à la certification Qualiopi, quelle que soit la taille de la structure ou son ancienneté.
Du formateur indépendant au grand groupe, il est possible de passer la certification dès lors que sont proposées des formations, bilans de compétences, VAE ou apprentissage.
Depuis le 1er janvier 2022, la certification Qualiopi est obligatoire pour tous les organismes de formation souhaitant proposer des formations financées par des fonds publics ou mutualisés (CPF, OPCO, Pôle Emploi…). Il est tout à fait possible de continuer à proposer des formations, bilans de compétences et VAE sans passer la certification Qualiopi, mais les apprenants devront financer leur programme avec leurs fonds propres.
Être certifié Qualiopi est également un moyen tangible de démontrer aux futurs apprenants le sérieux de la structure et la qualité de l’offre.
L’organisme audité est responsable de rassembler les différentes preuves nécessaires pour apprécier la conformité aux différents indicateurs du RNCQ.
Comme toute démarche qualité, le temps à prévoir dépend de la taille de l’organisme et des ressources déployées (temps et nombre de personnes mobilisées). Il faut compter au minimum 1 mois. Le temps passé à préparer l’audit peut être réduit si l’organisme bénéficie d’un accompagnement à la certification Qualiopi.
Pour réussir l’audit, il est essentiel de savoir quelles preuves rassembler en amont et de comprendre les critères d’évaluation.
✔️ La recommandation de Certifopac :
Le premier document à consulter est le guide de lecture du Ministère du travail. Ce document indique, pour chaque indicateur, différents éléments comme le niveau attendu (l’objectif à atteindre), les exemples de preuve à présenter, les non-conformités potentielles, etc.
Nous recommandons aux organismes qui souhaitent mettre toutes les chances de leur côté de réaliser un audit blanc (pré-audit).
L'audit blanc permet de réaliser un diagnostic complet de l’état de préparation. L’intérêt est de se placer dans des conditions similaires à l’audit initial, c’est un bon entrainement !
Comment choisir son organisme certificateur ?
Il existe une trentaine d’organismes certificateurs accrédités par le COFRAC parmi lesquels le prestataire de formation est libre de choisir. Ils se basent tous sur le Référentiel National de Certification Qualité (RNCQ).
✔️ La recommandation de Certifopac :
Tout d’abord, la liste du Ministère recense les certificateurs en cours d’accréditation et accrédité. La logique veut donc qu’il faille choisir un organisme certificateur accrédité ! Il y a peu, un certificateur de la liste a été déréférencé du jour en lendemain puisqu’il ne s’est pas fait accréditer dans les temps.
Ensuite, c’est un peu votre manière de consommer qui va déterminer le choix du certificateur.
Si vous cherchez uniquement un prix, vous vous orienterez vers une grande entreprise de certification, si vous recherchez la proximité, vous pourrez vous tourner vers un organisme familial, indépendant, à taille humaine.
Il est aussi recommandé de s’orienter vers un certificateur spécialisé dans le domaine de la formation professionnelle, plutôt qu’un généraliste. Les réponses à vos questions et l’accompagnement vers vos projets (extension par exemple) seront souvent bien plus en phase avec vos attentes.
Regardez aussi les avis Google, cela peut donner une bonne indication de la notoriété du certificateur et soyez surtout vigilant par rapport aux frais cachés, pas toujours indiqués dans les propositions commerciales (redevance annuelle, frais de réédition du certificat, etc.)
L’audit s’étend généralement sur une journée. Le plus souvent, le certificateur se déplace dans les locaux de l’organisme de formation, mais il est également possible de passer l’audit à distance.
La durée de l’audit ainsi que sa modalité (sur site ou à distance) sont encadrées par le RNQ.
En fin de journée, le certificateur présente ses conclusions au prestataire de formation, lui permettant de savoir immédiatement s’il remplit les critères pour être certifié.
La certification Qualiopi est payante et entièrement à la charge du prestataire de formation. Le prix est fixé librement par le certificateur en fonction de la durée d’audit et du profil de l’organisme de formation (monosite / multisite…). Le coût de l’audit initial se situe souvent entre 1 000 et 1 400€ HT.
Après le passage de l’audit, des coûts additionnels peuvent survenir pour se mettre en conformité.
Oui, elle est valable pendant 3 ans et doit ensuite être renouvelée en passant par un nouvel audit.
Qualiopi est parfois perçu comme un obstacle, mais en étant bien préparé et accompagné, il est possible d'aborder sereinement le processus de certification. Saisissez cette opportunité de valoriser votre offre et d'assurer la pérennité de votre activité !