Les périodes de crise nécessitent des ajustements pour tous et les employeurs ont une responsabilité particulière pour guider leurs équipes dans les phases de transition. Développer en urgence le télétravail pour soi et ses collaborateurs demande de fait une stratégie qui prend en compte différents paramètres pour maintenir sa productivité, comme les moyens d'établir une communication aussi fréquente et fluide que dans un bureau.
Topformation accompagne les organismes de formation désireux de conseils pour faciliter la mise en place de bonnes pratiques, afin de continuer à travailler efficacement, même lorsque chaque collaborateur est chez lui.
Il existe aujourd'hui une multitude d'outils qui permettent de continuer à collaborer à distance, mais tout le monde n'est pas nécessairement à l'aise avec ces derniers ni avec les réflexes à avoir pour s'assurer une collaboration digitale optimale.
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Il est ainsi nécessaire de s'assurer en premier lieu que chacun dispose des bons outils, comme par exemple un logiciel de visioconférence, et que ces derniers ont été correctement installés ou configurés sur les appareils.
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La deuxième étape consiste ensuite à faire en sorte que chacun puisse résoudre les problèmes les plus fréquemment rencontrés avec ces outils, par le biais d'un rapide manuel par exemple ou à l'aide de notre document récapitulatif proposé en pièce-jointe.
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Enfin, avant de se lancer, vous gagnerez à établir en amont des routines et des processus clairs, pour savoir par exemple quand vos collaborateurs sont en ligne.
Retrouvez ci-dessous tous nos conseils pour rester efficace pendant le télétravail et téléchargez gratuitement notre présentation à partager avec vos équipes.
Liste non exhaustive d'outils permettant un travail à distance efficace :
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Slack, service de messagerie privé avec différents fils de conversation configurables
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Google Hangouts, conversations audio et vidéo
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Google Meet, organiser et inviter différents participants à des conférences en ligne
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Microsoft Teams, Zoom, Skype ou Glowbl : autres services de conversation audio et vidéo
La collaboration à distance ne s'arrête pas aux simples visoconférences et réunions à distance. Des tâches plus concrètes et techniques doivent toujours être effectuées au quotidien, et il n'est pas toujours évident de s'y prendre lorsque plusieurs personnes travaillent sur le même projet à distance. Voici quelques conseils :
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Travailler en collaboration sur un document, une feuille de données, une présentation (par exemple avec la suite Google)
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Définir comment partager des documents (plateformes qui permettent cette option, Drive partagés, etc.)
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S'assurer que ces documents sont correctement organisés pour permettre un accès simple à tous les collaborateurs (créer des dossiers dans des drive partagés par exemple)
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Créer des espaces de collaboration en fonction de groupes et sous-groupes spécifiques, avec la possibilité d'ajouter éventuellement de nouvelles personnes ultérieurement
Utilisation de la suite Google :
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Google Meet et Hangout sont intégrés à Google Calendar
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Appuyez simplement sur « ajouter une conférence », choisissez la date et l’heure
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Vos invités seront tous notifiés par mail
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À l’heure prévue de la conférence, rendez-vous sur meet.google.com ou sur l’application mobile
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La conférence pourra être rejointe directement par tous les invités, en vidéo ou vocal
Les bonnes pratiques vis-à-vis de l'équipement :
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Pensez aux bruits environnants et évitez-les pour ne pas déranger ou distraire vos collaborateurs
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Utilisez toujours un casque audio et un micro pendant vos appels et conférences
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Gardez le micro éloigné de votre clavier
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Privilégiez un casque avec un micro orientable et un bouton « muet »
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Pensez à encourager vos collaborateurs à couper leur micro lorsqu'ils ne parlent pas, surtout pour les conférences avec beaucoup de participants
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Gardez à l’esprit que les microphones sont très sensibles
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Vérifiez que le vôtre est bien orienté vers vous et que le niveau sonore est convenable
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Gardez votre ordinateur portable chargé : certains logiciels de conférence vidéo peuvent rapidement drainer votre batterie
Conseils pour une collaboration à distance plus efficace :
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Pensez aux fuseaux horaires si vous avez des collaborateurs dans d'autres pays
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Pensez à utiliser votre caméra et à encourager vos collaborateurs à le faire pour une communication plus vivante, sauf si cela dégrade la qualité de la connexion
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Préparez les présentations en chargeant en amont les pages web, les présentations et les éventuels autres éléments utiles à votre conférence
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Désignez une personne comme modérateur ou secrétaire pour les réunions avec de nombreuses personnes, afin de guider et recentrer la conversation si besoin et pour vous assurer que chacun puisse parler
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Pensez à attendre quelques secondes après avoir posé une question, pour laisser le temps à vos collaborateurs d'y répondre avec les éventuels délais liés à la connexion
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Essayez de cibler précisément les personnes à qui s'adressent les questions, pour limiter une multitude de prises de parole
Les choses à éviter pour une réunion en ligne de meilleure qualité :
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Réduisez au minimum les bruits et évitez si possibles les mots d'approbation (« oui », « tout à fait », « hm »), qui peuvent déranger
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Assurez-vous de ne pas avoir votre clavier à côté de votre micro, si vous prenez des notes et que votre micro n'est pas en mode muet
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Évitez d'écrire sur un tableau, sauf si ce dernier est clairement visible à la caméra
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Pensez à ne pas présenter des éléments confidentiels si d'autres personnes sont dans votre entourage ou dans celui des autres participants à la réunion
Tous ces conseils et bien plus sont présents dans notre présentation en téléchargement libre et gratuit, alors n'hésitez pas à la partager avec vos stagiaires et collaborateurs !
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